Détail du poste
Le secrétariat de la Direction des ressources Humaines assure les missions suivantes : 1. Organisation et coordination de l'activité de la DRH - Planifier et coordonner l'activité de la direction et du Directeur et son Adjoint/Chef de Projet (agenda, priorités, échéances) - Organiser les réunions - Assurer le suivi des circuits de validation et le suivi des décisions - Garantir la continuité et la fluidité du fonctionnement administratif - Gestion administrative : assurer la gestion documentaire et informationnelle (classement, archivage, traçabilité) 2. Soutien secrétariat auprès du chargé du Dialogue Social - Recueil et mise en forme des présentations - Assurer le secrétariat du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) 3. Interface, communication et gestion des relations professionnelles - Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations internes/externes - Informer et orienter les agents et encadrants - Aide à la proposition de rédaction de courriers, notes Principales Activités: Secrétariat Accueil téléphonique : prise de rendez-vous, de messages, filtrage des appels Gestion des agendas électroniques : organisation de rendez-vous et de réunions (convocations, ordres du jour, organisation logistique, mise en place des visioconférences et installation des salles de réunion.). Gestion quotidienne du courrier arrivé : ouverture, enregistrement et tri Préparation des rendez-vous et des rencontres prévues à l'agenda : préparation des fonds de dossiers et documents de travail Préparation et suivi des points avec la Direction Générale/ Les Directions / STAFF DRH Lien avec les autres secrétariats de direction sur les dossiers en cours Rédaction de courrier : projet de courriers, mise en forme des documents et comptes rendus, gestion du courrier départ Aide à la rédaction et diffusion des notes d'information de la Direction et de service Classement pour le DRH (archivage informatique) Bons travaux avec le logiciel COSWIN et gestion des commandes de matériels pour la DRHDS en lien avec les responsables de services Gestion des réservations des salles de réunion du 5ème étage Gestion Chronos des cadres de la DRH et du Directeur et élaboration d'un calendrier des vacances des cadres Commandes florales pour les obsèques des agents du GHH Suivi des Situations individuelles (SI) Alimentation des tableaux de suivi des agents (SI) par diverses informations recueillies suite aux PV de réunions auxquelles participe le DRH : point DRH-DS, dialogues RH, point DRH-SST. Elaboration d'un calendrier annuel pour les différentes réunions de suivi de situations individuelles : point SI, RAME, point DRH-SPST, dialogue de gestion RH. Elaboration des ordres du jour des points DRH-SPST et points de situations individuelles, Préparation des dossiers pour toutes les réunions de suivi des SI, Planification des entretiens individuels avec le DRH ou des entretiens pré disciplinaires, Préparation des courriers d'invitation à la présentation du dispositif PPR. Instances : soutien au chargé(e) du Dialogue Social Préparation des convocations individuelles des représentants du personnel à l'instance, Envoi de l'ordre du jour et des convocations aux représentants du personnel dans les délais règlementaires, Mise en forme de tous les documents préparatoires, Envoi des documents préparatoires aux représentants du personnel dans les délais règlementaires Préparation matérielle de la réunion Connaissances et expériences : Très bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint), de l'agenda et messagerie électronique (Outlook) et Internet (recherche de documentation sur le Web), Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit Expérience professionnelle similaire confirmée Connaissance du milieu hospitalier