Détail du poste
Dans le cadre d'un accroissement de nos activités, notre bureau de Paris recherche son/sa futur(e) Office Manager. Missions principales: Gestion administrative (40 % - 50 %) * Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (lettres de mission, courriers) en lien avec les responsables de service/pôle. * Récupérer le courrier, le répartir auprès des services et gérer les courriers recommandés. * Gérer les archives : classer et archiver les documents (physiques et numériques), assurer le suivi des archives et organiser leur destruction lorsque nécessaire en lien avec le prestataire. * Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le Groupe. * Assurer le suivi de la saisie des temps du bureau. * Effectuer la saisie des temps du dirigeant. * Organiser les déplacements des dirigeants (réservations de transport et d'hébergement). * Réserver les salles de réunion pour les chefs de mission et les associés. * Assurer le support lié à la gestion des clients : créer et clôturer les dossiers clients dans la GED (DIA Client), suivre les lettres de mission et gérer les règlements clients (paiements par chèque et prélèvements par mandat). Accueil (10 % - 20 %) * Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs. * Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs. Services généraux / Office Management (40 % - 50 %) * Gérer les fournitures de bureau. * Assurer la gestion des factures fournisseurs : récupérer les factures et les déposer sur la plateforme dédiée. * Assurer le suivi avec le syndic concernant les problématiques liées à l'immeuble (chauffage, climatisation, etc.). * Assurer le suivi avec la société de ménage en cas de problématiques spécifiques. * Coordonner les actions avec les autres Office Managers des différents sites afin d'harmoniser les pratiques. * Relayer les informations du Groupe auprès des équipes du site (par exemple : affichage des communications internes). * Rédiger et diffuser les communications relatives à la vie du bureau. * Être le point de contact des collaborateurs pour les problématiques liées au bureau. Formation et expérience: * Minimum 3 ans d'expériences * Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 Compétences: * Rigueur, autonomie et sens de l'organisation * Esprit d'équipe Outils utilisés: * DIA Client, Microsoft Avantages: * Titre de transport (prise en charge à 50%) * Ticket- restaurant (11,50 € pris en charge à 60 %)
- Salaire
- À partir de 30 000 € /an