Détail du poste
Placé sous l'autorité de la Responsable Communication et relations citoyennes 4ème ville du Morbihan par sa population, Plœmeur dispose d'une situation privilégiée en Sud-Bretagne : l'attractivité de son territoire, la qualité de ses équipements (station classée de tourisme) et le dynamisme de sa vie locale sont autant de marqueurs du bien vivre à Plœmeur. Rejoindre la Ville de Plœmeur, c'est participer activement à une démarche ambitieuse de transition écologique, où chaque métier contribue à inventer de nouvelles façons de travailler, plus responsables et plus respectueuses de notre environnement. Le Service est composé de 9 agents et coordonne les fonctions suivantes : relations usagers, démocratie locale, communication, accueil principal, secrétariat général - courrier, secrétariat du Maire et des élus. Missions Gestion des agendas et organisation de l'activité des élus et de la direction générale - Assurer la gestion d'agendas complexes et partagés, impliquant de multiples interlocuteurs internes et externes. - Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous, réunions, déplacements et représentations des élus. - Anticiper les contraintes d'agenda, identifier les conflits de planning et proposer des arbitrages adaptés. - Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions et déplacements. - Assurer le suivi des invitations, sollicitations et demandes de rendez-vous. - Organiser les réunions institutionnelles et assurer le suivi des décisions prises. Assistanat de direction - Assurer l'accueil physique et téléphonique. - Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs. - Assurer le traitement, le suivi et l'orientation des demandes des administrés et partenaires. - Garantir la circulation de l'information entre les élus, la direction générale et les services. - Accueil physique et téléphonique au secrétariat général : prises de messages, renseignements, orientation des interlocuteurs. - Rédaction de courriers, gestion des correspondances et des réclamations des administrés. - Suivi des dossiers gérés par les différentes directions et élus en lien avec les différentes instances. - Tenue et actualisation de listing de contacts (politiques, industriels, commerçants). - Soutien ponctuel à des missions relavant du service : ressources humaines, comptabilité, fournitures, planning des astreintes et des plannings semaine. Profil - Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative. - Expérience confirmée dans la gestion d'agendas complexes de cadres dirigeants, d'élus ou de responsables d'organisations. - Expérience souhaitée au sein d'une collectivité territoriale ou d'un environnement institutionnel. - Excellente maîtrise de l'organisation du temps, de la planification et de la gestion des priorités. - Capacité à anticiper les besoins, gérer les imprévus et proposer des solutions. - Très bonnes qualités rédactionnelles. - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, aisance numérique, et appétence pour les nouvelles technologies, progiciels et organisations de travail digitales. - Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité et de la réserve. - Qualités relationnelles, diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés. - Rigueur, autonomie et sens du service public. - Breton parlé apprécié Spécificités du poste - Une expérience significative dans la gestion d'agendas de direction comportant de nombreux arbitrages et contraintes organisationnelles constituera un atout déterminant. - Organisation de travail selon les horaires d'ouverture au public. - Positionnement professionnel garant de l'image de la collectivité